──検索できる構造が現場を救う
■「どこにあるか分からない」マニュアル問題
福祉法人でよく聞かれる声に、
「マニュアルはあるけど、どこにあるか分からない」
「毎回、人に聞いてしまう」
というものがあります。
せっかく時間をかけて作ったマニュアルでも、“たどり着けない”というだけで、活用されないのです。
これは「マニュアルがない」よりも、むしろ根が深いかもしれません。
■ 紙の冊子とフォルダ階層の限界
- 紙の冊子： ページ数が多く、探しにくい。物理的に1冊しかないことも。
- フォルダ： 「どの階層に入ってるのか分からない」「名前のルールがバラバラ」などで迷子に。
- 共有ドライブ： 情報が点在し、更新されずに古いファイルが残るケースも。
こうした状況では、検索にかかる時間やストレスが、現場の意欲を下げる要因にもなります。
■ 「構造化」と「検索性」が鍵になる
「構造化」とは、情報を意味のある単位で整理・分類すること。
これに加えて、検索性（＝探しやすさ）を高める工夫が必要です。
たとえば…
- 業務カテゴリごとのタグ付け
- 項目間のハイパーリンク（関連情報へ飛べる）
- インデックス（索引）の設置
- 更新日・責任者情報の明記
- よくある質問（FAQ）の併記
構造化は“情報の地図”をつくる作業とも言えます。
地図がなければ、現場はマニュアルの海で迷子になるのです。
■ Notionやデジタルツールの活用
最近は、NotionやGoogleサイトなどを使って「マニュアルそのものをWeb化」する法人も増えています。
特徴としては：
- タグやフィルタ機能で横断的に情報を探せる
- モバイルでも閲覧・検索が可能
- ハイパーリンクで関連ページに飛べる
- 更新がリアルタイムで反映される
単なるファイル格納庫ではなく、「情報にアクセスするための仕組みそのもの」を整えることで、マニュアルは真価を発揮します。
■ 学びと改善の“入口”になるマニュアルへ
マニュアルは、単なる業務の説明書ではありません。
それは 職員が学び、考え、振り返る“入口”にもなり得る存在です。
だからこそ、迷子にならない構造、使いたくなる設計が必要なのです。
Live alive株式会社では、こうした“情報の構造化”と“検索可能なナレッジ整備”も支援しています。
形式的に整えるのではなく、「現場が使いたくなるマニュアル」づくりを一緒に進めてみませんか？
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